PDF Output - eine Säule moderner Kundenkommunikation

Warum PDF eine zentrale Rolle spielt 

  • Sicherheit durch verbindliche Normung
    ISO Gremien definieren international gültige, validierbare PDF Standards - und qualifizieren die Dokumente für den globalen Einsatz.
  • Große Funktionsvielfalt - einheitliches Basisformat
    Unterschiedliche PDF-Versionen wie ausfüllbares PDF, PDF/A, PDF/VT oder PDF/UA erfüllen ganz unterschiedliche Aufgaben, bleiben aber immer Teil der PDF-Format-Familie und lassen sich alle mit dem Standard-Viewer anzeigen.  
  • Hohe Verfügbarkeit dank "PDF Industrie"
    Der Standard ist ausgereift und der Markt hält beträchtliche personelle und technische Ressourcen bereit, um PDF-Projekte zu realisieren. 

Wie Sie Ihre Kommunikationsprozesse digitalisieren

Online ausfüllbare, interaktive Dokumente und Formulare sind ein tragendes Element der Digitalisierung von Kommunikationsprozessen. Sie bieten gegenüber traditionellen Verfahren eine Reihe von Vorteilen. 

  • Effizienz und Zeitersparnis 
    mit digitalen Prozessen, die Zeit, Kosten und Ressourcen sparen
  • Sicherheit
    durch Digitale Signatur, sichere E-Mail Übertragung bzw. Ablage im geschützten Kundenportal
  • Usability-Verbesserung  
    weil nur situativ relevante Felder erscheinen, Eingabefehler werden mit Checks und Plausibilitätskontrollen verringert
  • Flexibilität
    Modifikationen lassen sich schnell, effizient und kostengünstig umsetzen  

Praxisbeispiel: Durchgängig digitale Prozesse mit ausfüllbarem PDF

Zur Digitalisierung von Kommunikationsprozessen setzt unser Integrationspartner Pregis, ein großer international tätiger IT-Dienstleister die Serie M/ ein. In der Kundenbetreuung sieht das zum Beispiel so aus: 

  1. Für seine geplanten Kundenbesuche fordert der Außendienstmitarbeiter die benötigten Daten- bzw. Besuchsformulare über eine Inranet-Anwendung an.
  2. M/TEXT erstellt ausfüllbare PDF-Formulare, befüllt sie mit den aktuellen Daten aus dem CRM-Modul von SAP und stellt sie dem Mitarbeiter zur Verfügung, der sie beim Kunden ausfüllt. 
  3. Ist er dort Online, sendet er sie sofort wieder an die Zentrale zurück. Andernfalls speichert er die Dokumente und überträgt sie später an die Zentrale.
  4. Dort werden die Daten automatisch ausgelesen, in das CRM-Modul zurückgebucht und ausgewertet.

So wurde ein komplett papierloser, durchgängig digitaler, praktisch verzögerungsfreier Prozess etabliert, der Output und Input nahtlos miteinander verzahnt. Lesen Sie hierzu auch den Artikel in der BIT.

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Barrierefreie Dokumente nach PDF/UA Standard

Die Bereitstellung barrierefreier Dokumente ist ein wesentlicher Teilaspekt der Digitalisierung - mit zunehmender wirtschaftlicher und gesellschafts­politischer Relevanz für über 1 Million sehbehinderter und blinder Menschen allein in Deutschland. Barrierefreie Dokumente müssen eine Reihe von Kriterien erfüllen wie:

  • Gut strukturierter Content mit gekennzeichneten Überschriften, Absätzen, Aufzählungen etc.
  • Inhaltsverzeichnis mit Direktnavigation zu den Themen
  • Inhaltsbeschreibung des Dokuments
  • Gut lesbare Fonts und Schriftgrößen
  • Alternativtexte für audiovisuelle Elemente, Bilder und Grafiken
  • Keine sinntragende Rolle für Farben etc.

Die Serie M/ sorgt dafür, dass die Informationen oder 'Metadaten' zu diesen Kriterien weitgehend automatisch ins Dokument gestellt werden. Assistive Technologien wie screenreader greifen später darauf zu, um beispielsweise mehrspaltige Texte oder Tabellen korrekt vorlesen zu können.

Barrierefreiheit gegen Ausgrenzung

Drei wichtige Argumente für barrierefreie Dokumente mit PDF/UA

  • Durch barrierefreie Dokumenten im PDF/UA-Format haben auch Menschen mit Handicap einfachen Zugang zu Ihren Dokumenten und Sie heben sich positiv im Wettbewerb ab. 
  • Barrierefreie Dokumente in PDF/UA haben den Mobilitätsbonus, d.h. sie sind automatisch optimiert für small screens bzw. mobile Devices: Der Text wird (wie bei HTML) immer passend zur Bildschirmgröße umgebrochen, horizontales Scrollen entfällt. Das kann kein anderes PDF-Format!
  • Der PDF Renderer der Serie M/ beinhaltet auch das Ausgabe­format PDF/UA. Deshalb können alle Kunden, die diesen Renderer im Rahmen Ihrer Dokumentenprozesse einsetzen, ohne zusätzliche Lizenzkosten professionell barrierefreie Dokumente erstellen.

Mehr dazu 

im Beitrag  'Barrierefreie Dokumente' im Glossar sowie

in dem Artikel 'Barrierefreie Dokumente - made by Serie M/', der in validem PDF/UA Format vorliegt.

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